Kunstig intelligens (AI) er ikke længere kun noget, der ses i science fiction-film, men vinder hastigt frem på arbejdspladserne. Tidligere frygtede man, at AI ville erstatte menneskelige medarbejdere, men det er heldigvis ikke tilfældet. AI giver faktisk medarbejderne mulighed for at strømline opgaver, og lederne mulighed for bedre at styre og håndtere den daglige drift.
AI-systemer sparer medarbejderne tid ved at eliminere rutineprægede opgaver, der tidligere krævede manuel indsats. Samtidig sikrer de, at ting ikke overses. Ved at integrere kommunikationsværktøjer som Slack med projektstyringsværktøjer som JIRA, kan AI-systemer håndtere påmindelser, planlægning og opfølgninger – og dermed sikre en mere effektiv arbejdsgang.
Eksplosiv vækst i anvendelsen af AI
Kun 23% af virksomhederne anvender AI i deres arbejdsprocesser og services i dag. Men det tal vil stige markant inden 2025, hvor 90% af nye virksomhedsapps forventes at være integreret med kunstig intelligens. Denne hurtige vækst skyldes, at de virksomheder, der allerede har implementeret AI, oplever betydelige fordele i form af lavere omkostninger, øget effektivitet, vækst i omsætning, forbedret kundeservice og meget mere.
AI gør det muligt for virksomheder at arbejde smartere og hurtigere og dermed sejle fra konkurrenterne. Ifølge Accenture har “indføring af AI på arbejdspladsen potentiale til at øge produktiviteten med 40% eller mere.” Det er ikke overraskende, når man tænker på de millioner af medarbejdere verden over, der dagligt skifter mellem mange forskellige apps i løbet af arbejdsdagen.
Ved at implementere en AI-drevet produktivitetsløsning som MetaSpark, kan man samle alle opgaver fra alle de systemer, en virksomhed benytter, i ét dashboard. Når medarbejderne ikke hele tiden skal skifte mellem forskellige apps, mindskes risikoen for, at arbejde tabes eller overses. Det sparer tid og giver medarbejderne mulighed for at fokusere på de vigtigere aspekter af arbejdet.
AI-drevet automatisering
En af de primære fordele ved at anvende AI-værktøjer er, at medarbejderne kan spare tid på rutineprægede opgaver. Rapportering, registrering og andre kontoropgaver tager ofte en del tid. AI muliggør automatisk udtrækning af opgaver fra alle eksisterende systemer uden manuel indtastning af data. Dermed får medarbejderne mere tid til kerneopgaverne.
Traditionelle projektstyringsværktøjer kræver derimod manuel oprettelse af alle opgaver, hvilket er langt mindre effektivt og omkostningstungt. Automatisering er en fordel både for ledelsen og skaber et mere behageligt arbejdsmiljø for medarbejderne, når de får de rette redskaber til at føle sig understøttet i arbejdet.
Desuden kan AI-drevet automatisering prioritere og organisere opgaver, så alles hverdag bliver overskuelig og velstruktureret. Med automatiske påmindelser og simple, organiserede opgavelister kan man sikre, at opgaverne bliver udført til tiden. Medarbejdere er trods alt kun mennesker – de vil gerne være så produktive som muligt, men mister let fokus på et projekt. AI kan overskue alle systemer og prioritere opgaver ud fra helheden. Det muliggør rettidig levering og deadlines der overholdes.
Indsigt til ledelsen
For at optimere planlægning, organisering, teamsamarbejde og tværgående samarbejde, har AI vist sig at være et vigtigt værktøj. Ledere leder altid efter måder at øge deres teams produktivitet og præstationer. Med et værktøj, der synliggør arbejdsindsatsen på tværs af systemer, opnås netop dette ved at reducere risikoen for fejl og gentaget administrativt arbejde.
Teknisk set gemmer alle systemer metadata, altså data om data, i takt med at arbejdet udføres. Værktøjer som MetaSpark analyserer disse metadata for at afdække produktivitet og præstationer. Dette giver ledere mulighed for i realtid at spotte hvilke teams og enkeltpersoner, der præsterer bedst – også for medarbejdere der arbejder hjemmefra. Ligesom brugerprofiler kan identificeres af AI, kan ledere via data få indsigt i medarbejdernes arbejdsmønstre og nuancer.
Analyse i realtid
AI muliggør sporing af medarbejdernes fremdrift i realtid, så eventuelle problemer kan løses, så snart de opstår. Traditionelt har det været svært at evaluere præstationer, da ledere var afhængige af peer reviews, selvevalueringer og vanskelige business performance-målinger. Men med live dashboards og analyser elimineres gætværk om præstationer. Data giver objektiv feedback uden bias, da AI udelukkende vurderer på baggrund af konkrete data.
AI gør det muligt at motivere medarbejderne ved at belønne dem, der gør den største forskel – ved at matche belønninger med præstationer. MetaSpark gør det fx muligt for medarbejdere at optjene point, når opgaver afsluttes til tiden, hvilket i sidste ende udløser meningsfulde præmier. Man kan endda lade medarbejderne vælge deres præmier, f.eks. gavekort eller donationer til foretrukne organisationer. Ifølge undersøgelser siger 78% af medarbejdere, at de bliver mere produktive af at modtage belønning. 79% siger, at anerkendelse får dem til at arbejde hårdere. Et belønningssystem kan altså øge motivation og produktivitet.
Implementering af et AI-system til opgavestyring
Ifølge Adzooma udtrykker 47% af virksomhedsledere bekymring om, hvor svært det er at integrere AI-systemer med eksisterende systemer. 40% nævner omkostningerne ved integration af AI som den største barriere. Heldigvis imødekommer MetaSpark begge bekymringer.
MetaSparks AI-drevne Workforce Productivity Hub har integrationer til snesevis af udbredte softwareplatforme. Det giver præcise og datadrevne produktivitetsindsigter på tværs af medarbejdere, afdelinger og hele organisationen – nemt og billigt.
MetaSparks løsning udtrækker og prioriterer automatisk opgaver fra alle systemer til én fælles platform. Dermed behøver medarbejderne ikke bruge timer på at skifte mellem apps – hvilket virkelig forbedrer opgavestyringen.
Vishal Marria, CEO for Quantexa, en virksomhed inden for enterprise intelligence, siger det godt:
“I stedet for at frygte automatisering, bør virksomheder omfavne de nye teknologier for at sikre implementering af de mest effektive AI-systemer. De skal forbedre og supplere den menneskelige intelligens.”
Vi kunne ikke være mere enige!
AI bør ses som et redskab til at assistere og støtte medarbejdere, ikke erstatte dem. Ved at implementere de rigtige AI-løsninger, der integreres sømløst med eksisterende systemer, kan man opnå store forbedringer i opgavestyring, produktivitet og arbejdsglæde på kontoret.